„Und welchen Effekt hatte die Einführung der neuen Technologie?“ Diese Frage bleibt oft unbeantwortet und meistens liegen die Ergebnisse weit hinter jenen Erwartungen, die zur Entscheidung für ein neues Tool geführt haben. Das betrifft Technologien im Allgemeinen, unabhängig davon, ob es eine „kleinere“ Bürosoftware oder ein großes ERP-System ist. Dank Digitalisierung haben wir für jedes Problem eine App, aber es fehlt die Schnittstelle zum Menschen.
Einführung neuer Technologie: So gelingt Nutzerakzeptanz im Unternehmen
1. Anwendungsbereich konkretisieren
Soll eine neue Software im Betrieb eingeführt werden, geht es im ersten Schritt um den Anwendungsbereich bzw. um den Prozess, der durch die Technologie umgesetzt wird. Gleich zu Beginn macht es Sinn, auch jene Mitarbeitende einzubinden, die mit der Software arbeiten werden. Es sind die tatsächlichen Nutzer, die am besten wissen, welche Funktionen sie brauchen. So werden die wirklich erforderlichen Funktionen identifiziert und die frühe Beteiligung der Mitarbeitenden erhöht gleichzeitig die Akzeptanz der Technologie.
2. Technische Aspekte sind relevant für die spätere Nutzung
Ist der Funktionsumfang definiert, müssen weiterreichende technische Aspekte, wie Schnittstellen zu anderen Anwendungen und Hardwareanforderungen berücksichtigt werden.
3. Schulung der (richtigen) Nutzer
Ist das geklärt und steht die Software zur Verfügung, ist die Schulung der Nutzer essentiell. Trotz intuitiver Bedienoberflächen sind Workflows in den seltensten Fällen selbsterklärend. Das gilt vielleicht noch für gängige Programme, die auf eine höhere Version umgestellt werden und wenn sich die Funktionalitäten nicht grundlegend unterscheiden. Geht es aber darum, eine neue Software im kompletten Betrieb einzuführen, braucht es nicht nur die übliche Schulung der Keyuser, also von Nutzern aus den verschiedenen Unternehmensbereichen repräsentativ für die Fachbereiche, sondern es braucht Schulungen für alle, die die Software anwenden werden. Jeder Nutzer und jede Nutzerin soll erfahren können, welchen Nutzen die Software für den eigenen Arbeitsbereich hat.
4. Mit Feedback zur laufenden Verwendung der neuen Technologie
Mit einer neuen Software werden oft auch neue Prozesse eingeführt und wenn es vorkommt, dass nicht alles reibungslos läuft, heißt es oft: Maschine kaputt. Es ist aber zu kurz gedacht, nur der Software die Schuld zu geben. Entscheidend ist es hier, laufend direktes Feedback zu ermöglichen um jene Abläufe aufzuzeigen, die einfach noch nicht praxisreif sind. Es geht also immer darum, nicht nur die Technologie, sondern vor allem die Anwendung von Technologie durch die Menschen zu verstehen und die Prozesse entsprechend und laufend anzupassen. Feedback nicht nur zu ermöglichen, sondern es aktiv einzufordern, macht nicht nur konkretes Prozesswissen sichtbar, sondern es erhöht auch die freiwillige Mitwirkung und Identifikation der Mitarbeitenden.
Usage ist die Währung der digitalen Welt, wie Gehard Fehr CEO von FehrAdvice & Partners beschreibt, und diese Usage, also dass Menschen Technologie auch tatsächlich verwenden, ist der entscheidende Erfolgsfaktor in der Digitalisierung.
